Tyto zásady popisují, jak nakládáme s osobními údaji, které nám poskytnete prostřednictvím webu Future Forces Forum, a jaká práva v souvislosti s nimi máte. Zpracování se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
1. Koho se zpracování týká
Osobní údaje zpracováváme u těchto skupin osob:
- návštěvníci, kteří se registrují na akce Future Forces Forum,
- novináři, fotografové a členové štábů žádající o mediální akreditaci,
- zástupci vystavovatelů a partnerů, kteří nám pošlou poptávku,
- všichni, kdo nám napíší přes kontaktní formulář.
Návštěvu webu samotnou nesledujeme — web nepoužívá žádné analytické ani reklamní nástroje.
2. Jaké údaje zpracováváme
Registrace návštěvníka
Hodnost, titul před jménem a za jménem, jméno, příjmení, pracovní pozice, organizace, sektor působení, telefon, e-mail, kontaktní e-mail pro zaslání vstupního QR kódu a země.
Akreditace novinářů
Oslovení, jméno, příjmení, médium, pozice, vydavatelství, e-mail, telefon, země a webové stránky.
Poptávka vystavovatele nebo partnera
Název společnosti, IČO nebo DIČ, adresa, země, web, jméno a funkce kontaktní osoby, e-mail, telefon, požadovaná velikost a typ stánku, spoluvystavovatelé a popis produktů či služeb, které chcete prezentovat.
Kontaktní dotaz
Jméno, příjmení, funkce, organizace, obor podnikání, země, e-mail, telefon, zvolené oblasti zájmu a text vaší zprávy.
Technické údaje
Při odeslání kteréhokoli formuláře zpracováváme také IP adresu a hlavičky požadavku. Slouží výhradně k rozlišení skutečného odesílatele od automatizovaného zneužití formuláře.
3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
- Vyřízení registrace, akreditace nebo poptávky a související komunikace — plnění smlouvy nebo opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
- Organizace a bezpečnostní zajištění akce, včetně vstupní kontroly a evidence účastníků — náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
- Ochrana formulářů před automatizovaným zneužitím — náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
- Zasílání novinek o programu Future Forces Forum — váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas je dobrovolný, není podmínkou registrace ani akreditace a můžete jej kdykoli odvolat.
- Plnění povinností podle daňových a účetních předpisů, pokud vaše účast vede k fakturaci — čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
4. Komu údaje předáváme
Údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu pro jeho vlastní marketing. Zpřístupňujeme je pouze zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují provoz:
- Vercel Inc. — hosting webu a ochrana formulářů před roboty; zpracovává obsah formuláře při jeho průchodu serverem a technické údaje o požadavku.
- Resend (Plus Five Five, Inc.) — doručení e-mailové notifikace s obsahem odeslaného formuláře našemu sekretariátu.
- Provozovatel našeho CRM na doméně future-soldier.org — evidence poptávek a mediálních akreditací; registrace návštěvníků ani poptávky vystavovatelů se do CRM nepředávají.
- Google Ireland Limited — pouze pokud povolíte cookies třetích stran a zobrazíme vloženou mapu. Google v takovém případě nedostává žádné údaje z formulářů.
Obsah tohoto webu spravujeme v systému Sanity. Ten neobsahuje a nezpracovává žádné údaje z formulářů.
Dále můžeme údaje předat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon, a v nezbytném rozsahu provozovateli místa konání pro zajištění vstupu na akci.
5. Předávání mimo Evropskou unii
Někteří z uvedených zpracovatelů jsou usazeni ve Spojených státech amerických. Předání je v takovém případě zajištěno standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí, případně rozhodnutím o odpovídající ochraně v rámci rámce EU–US Data Privacy Framework.
6. Jak dlouho údaje uchováváme
- Údaje z registrací, akreditací a poptávek — 3 roky od konání akce, ke které se vztahují.
- Kontaktní dotazy — 3 roky od poslední komunikace.
- E-mail v databázi pro zasílání novinek — do odvolání souhlasu.
- Doklady s daňovým nebo účetním významem — 10 let, jak vyžadují právní předpisy.
Po uplynutí uvedené doby údaje mažeme nebo anonymizujeme.
7. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním máte právo:
- na přístup ke svým údajům a na kopii zpracovávaných údajů,
- na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů,
- na výmaz, pokud pro zpracování odpadl důvod,
- na omezení zpracování,
- na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- kdykoli odvolat souhlas se zasíláním novinek, aniž by tím byla dotčena zákonnost dřívějšího zpracování,
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Práva uplatníte na kontaktní adrese uvedené v úvodu této stránky. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti.
8. Automatizované rozhodování
Na základě poskytnutých údajů neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky pro vaši osobu.
9. Změny těchto zásad
Zásady můžeme upravit, pokud se změní rozsah zpracování nebo použité nástroje. Aktuální znění je vždy dostupné na této adrese; datum účinnosti najdete v jejím záhlaví.